Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı
Başvuru Kriterleri, Üyelere Faydalar, Başvuru Süreci ve Üyelik Sonrası Plan
TYEV tarafından "Akredite Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşu" veya "Aday Üye Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşu" olarak tanınmak isteyen kurumların karşılaması beklenen temel kriterler, bu statüyü kazanan kuruluşlara sunulacak faydalar, programa katılım için izlenecek başvuru ve değerlendirme süreci ile üyelik sonrası çalışma ve iletişim esasları aşağıda detaylandırılmıştır.
1. Akreditasyon Kriterleri
Yasal Statü ve Belgeler:
Kuruluşun Türkiye'de veya faaliyet gösterilen ana ülkede resmi olarak kayıtlı ve aktif bir ticari işletme olduğunu gösteren güncel yasal belgeler: Ticaret Sicil Gazetesi/Kaydı, Güncel Vergi Levhası, İmza Sirküleri, İlgili Ticaret/Sanayi Odasından alınmış Güncel Faaliyet Belgesi (veya ilgili ülkedeki eşdeğerleri).
Sektör Deneyimi ve Üyelik Statüsü:
Akredite Kuruluş Statüsü İçin: Yurt dışı eğitim danışmanlığı alanında en az 2 (iki) tam yıl süreyle aktif ve kesintisiz faaliyette bulunmuş olmak (Kanıt: Faaliyet belgesi, web sitesi geçmişi, önceki öğrenci/kurum referansları vb.).
Aday Üye Kuruluş Statüsü İçin: Sektörde 2 yıldan az deneyimi olan veya yeni kurulan, ancak diğer tüm kriterleri karşılayan firmalar için "Aday Üye Kuruluş" statüsü sunulur. Aday Üyeler, 2 (iki) yıl süreyle TYEV'in belirleyeceği gözetim ve destek programı çerçevesinde faaliyet gösterirler ve bu süreç sonunda yapılacak değerlendirme ile "Akredite Kuruluş" statüsüne geçiş yapabilirler.
Referanslar / Niyet Mektubu:
Akredite Kuruluş Adayları İçin: Hizmet kalitesi ve profesyonelliği hakkında fikir verebilecek, en az 2 (iki) adet farklı yurt dışı eğitim kurumu veya daha önceki dönemlerde hizmet verdiği öğrencilerden/velilerden alınmış olumlu referans mektubu.
Aday Üye Kuruluş Adayları İçin: Referans yerine, kurucu/yöneticilerin imzaladığı bir "Niyet ve Taahhüt Mektubu": Kurumun vizyonu, motivasyonu, Etik İlkelere tam bağlılık taahhüdü, iş planı/yaklaşımı ve TYEV gözetim/rehberlik programına katılım taahhüdünü içermelidir.
Fiziksel Ofis ve Kurumsal İletişim:
Danışmanlık hizmetlerinin yürütüldüğü, kamuya açık, profesyonel bir fiziksel ofis adresi.
Kurum kimliğini yansıtan, güncel ve aktif bir web sitesi, kurumsal e-posta adresleri ve sabit telefon hattı.
Etik Taahhüt ve Görünürlük:
"TYEV Etik İlkeler Kılavuzu"nu okuduğunu, anladığını ve tüm faaliyetlerde bu ilkelere eksiksiz uyacağını yazılı olarak beyan ve taahhüt etmek.
Statü kazanıldıktan sonra, kuruluşun kendi web sitesinde TYEV Etik İlkeler Kılavuzu'na bağlılığını açıkça belirtmesi veya Kılavuz'a doğrudan link vermesi beklenir.
Personel Yetkinliği ve Bilgi Düzeyi:
Danışmanlık veren personelin, başlıca hedef ülkelerin eğitim sistemleri, vize prosedürleri ve yaşam koşulları hakkında yeterli, doğru ve güncel bilgiye sahip olduğunun gösterilmesi (Özgeçmişler, eğitimler, mülakat vb.).
Şeffaflık Politikası:
Sunulan hizmetlerin kapsamı, öğrencilerden/kurumlardan alınan tüm ücretler ve yurt dışı kurumlarla temsilcilik ilişkileri hakkında açık, net ve kolayca erişilebilir bilgi verme politikasını benimsemek ve beyan etmek.
Mali Güvence Mekanizması:
Mesleki Sorumluluk Sigortası: Sahip olunması uluslararası iyi bir uygulama olarak önemle tavsiye edilir ve pozitif bir değerlendirme faktörüdür.
TYEV Finansal Güvence Çalışması: (Bilgilendirme Notu) TYEV, öğrenci mağduriyetlerini önlemeye yönelik finansal koruma mekanizmaları üzerinde çalışmaktadır. Detaylar ayrıca paylaşılacaktır.
2. Akredite ve Aday Üye Kuruluşlara Sunulacak Faydalar
TYEV Akreditasyonuna veya Aday Üye statüsüne sahip Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşlarının elde edeceği temel faydalar şunlardır:
TYEV Statüsü ve Marka Kullanımı:
Akredite Kuruluşlar: "TYEV Akredite Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşu" unvanını ve Akreditasyon Logosunu tüm kurumsal iletişimlerinde kullanma hakkı.
Aday Üye Kuruluşlar: "TYEV Aday Üye Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşu" unvanını ve Aday Üye Logosunu kullanma hakkı.
TYEV Resmi Web Sitesinde Tanıtım:
TYEV web sitesindeki "Akredite Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşları" dizininde (Aday Üyeler ayrıca belirtilerek) iletişim bilgileri, uzmanlık alanları ve statüleriyle birlikte yer alma.
Eğitim ve Mesleki Gelişim:
Zorunlu Etik ve Temel Bilgilendirme Eğitimi: Tüm kilit personel için "TYEV Etik İlkeler Kılavuzu" ve temel TYEV süreçleri üzerine zorunlu başlangıç eğitimi.
Periyodik Bilgilendirme Oturumları: Popüler destinasyon ülkelerdeki güncellemeler (eğitim, vize vb.) hakkında yılda en az 2-3 kez düzenlenen özel webinar/toplantılara ücretsiz katılım.
Aday Üye Kuruluşlara Özel Gözetim ve Rehberlik Desteği: Aday Üyelik süresince (2 yıl), kuruluşun TYEV'in yüksek etik ve profesyonel standartlarına hızla uyum sağlamasını desteklemek amacıyla ek rehberlik ve gözetim hizmetleri sunulur. Bu destek; TYEV tarafından atanan bir rehber (mentor) ile düzenli temasları, öğrenci danışmanlığı süreçlerinde (doğru program seçimi, eksiksiz başvuru hazırlama, güvenilir vize danışmanlığı vb.) iyi uygulamalar konusunda yönlendirmeyi, TYEV kaynaklarına ve kontrol listelerine erişimi ve başlangıçtaki bazı öğrenci dosyalarının birlikte gözden geçirilmesini içerebilir. Amaç, Aday Üye Kuruluşun öğrencilere en başından itibaren TYEV standartlarında hizmet vermesini sağlamak ve tam akreditasyona hazırlamaktır.
İleri Düzey Eğitim Fırsatları (İndirimli/Öncelikli): TYEV tarafından organize edilebilecek ek eğitimlere veya sertifika programlarına indirimli/öncelikli kayıt imkanı.
Networking ve Stratejik İş Birliği:
Yıllık Genel TYEV İş Ortağı Buluşması: Tüm akredite/aday kuruluşların (Yurt Dışı ve Türkiye'ye Yönelik Danışmanlıklar) ve TYEV yetkililerinin katılacağı, genel sektör değerlendirmesi ve network odaklı yıllık genel toplantıya katılım (Yılda 1 kez).
Yıllık Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığ ı Çalıştayı: Sadece Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşlarına (Akredite ve Aday Üyeler) özel, pazar trendlerinin, ortak sorunların ve stratejilerin tartışıldığı, bilgi ve deneyim paylaşımına odaklı yıllık özel çalıştaya katılım (Yılda 1 kez).
Bilgi ve Kaynak Paylaşımı:
Akredite/Aday Üye kuruluşlara özel periyodik e-bültenler (sektörel gelişmeler, TYEV güncellemeleri, etkinlik duyuruları).
TYEV tarafından derlenen, Türk öğrencilerin yurt dışı eğitim eğilimleri (ülke/alan bazında), vize süreçleri hakkında genel bilgiler ve burs olanakları gibi konularda özet raporlara, sunumlara veya ilgili kaynaklara (mevcutsa ve paylaşımı uygunsa) erişim imkanı.
Artan Güvenilirlik ve İtibar:
TYEV onayına (Akredite veya Aday Üye) sahip olmanın getirdiği güçlü kurumsal itibar ve öğrenci/veli nezdinde artan güvenilirlik.
Potansiyel Öğrenci Yönlendirmesi (Referans Niteliğinde):
TYEV'e doğrudan ulaşan ve yurt dışı eğitim danışmanlığı hizmeti arayan kişilere, akredite ve aday üye kuruluşların listesinin tarafsız bir referans olarak sunulması ve listeden seçim yapmalarının önerilmesi.
TYEV Projelerine Katılım ve İş Birliği Potansiyeli:
TYEV'in özel veya kamu kurumlarıyla yürüttüğü proje bazlı çalışmalarda veya hizmet alımı gerektiren durumlarda, ilgili uzmanlığa ve kapasiteye sahip Akredite Kuruluşların öncelikli olarak değerlendirilme veya projeye iş ortağı olarak dahil edilme potansiyeli.
Hizmet Kapasitesini Genişletme Desteği:
Akredite Kuruluşun normalde danışmanlık hizmeti vermediği ülkeler, kurumlar veya program türleri hakkında bilgi edinmesi veya bu yeni alanlara açılması süreçlerinde, TYEV'in kurumsal bilgi birikiminden, (varsa) uluslararası ilişkiler ağından ve pazar araştırmalarından destek alma imkanı. Bu destek, kuruluşun operasyonel kapasitesini geliştirmesine ve hizmet çeşitliliğini artırmasına yardımcı olabilir.
Sektörel Temsil ve Savunuculuk (Gelecek Vizyonu):
TYEV'in uzun vadeli hedefleri doğrultusunda, akredite kuruluşların ortak menfaatlerinin (örn: vize süreçlerindeki sistemik sorunlar, yasal düzenlemeler) ilgili ulusal ve uluslararası platformlarda temsil edilmesi ve savunuculuğunun yapılması yönünde çalışmalar planlanmaktadır. Bu, sektörün sağlıklı gelişimine katkı sağlamayı amaçlar.
3. Akreditasyon Başvuru ve Değerlendirme Süreci
Başvuru Aşaması:
Başvuru Yöntemi: Başvurular yalnızca TYEV'in resmi web sitesinde yayınlanacak olan "Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Akreditasyon/Aday Üyelik Başvuru Formu" aracılığıyla online olarak kabul edilecektir.
Gerekli Bilgiler: Başvuru formunda kuruluşa ait detaylı bilgiler (resmi unvan, adres, vergi no, kuruluş yılı, web sitesi, iletişim bilgileri), yetkili kişi/kişiler, personel sayısı, hizmet verilen başlıca ülkeler/alanlar, (varsa) mevcut yurt dışı kurum temsilcilikleri gibi bilgiler talep edilir. Başvuru sahibi ayrıca hangi statüye (Akredite / Aday Üye) başvurduğunu belirtir.
Gerekli Belgeler: Online forma aşağıdaki belgelerin taranmış ve güncel kopyalarının yüklenmesi zorunludur: Ticaret Sicil Gazetesi/Kaydı, Güncel Vergi Levhası, İmza Sirküleri/Beyannamesi, Güncel Faaliyet Belgesi (veya eşdeğeri), Akredite başvurusu için Referans Mektupları (min. 2), Aday Üye başvurusu için Niyet ve Taahhüt Mektubu, (Varsa) diğer üyelik/sertifika belgeleri.
Etik İlkeler Kabulü: Başvuru sahibi, formu göndermeden önce "TYEV Etik İlkeler Kılavuzu"nu okuyup anladığını ve kabul ettiğini online olarak teyit eder.
Başvuru Ücreti: (TYEV Tarafından Belirlenecek) Başvurunun işleme alınması için iadesiz bir başvuru ücreti talep edilebilir.
Ön İnceleme Aşaması:
TYEV Akreditasyon Birimi başvuru formu ve belgelerin eksiksizliğini kontrol eder.
Başvuranın, başvurduğu statü için temel yasal ve deneyim kriterlerini karşılayıp karşılamadığına bakar.
Eksiklik varsa tamamlama için ek süre verilir, aksi halde başvuru reddedilebilir.
Detaylı Değerlendirme Aşaması:
Akreditasyon Değerlendirme Komitesi sunulan tüm belgeleri inceler.
Referansların (Akredite adayları için) geçerliliği kontrol edilebilir.
Kuruluşun online varlığı (web sitesi vb.) profesyonellik ve şeffaflık açısından değerlendirilir.
Gerekirse (özellikle Aday Üyeler için) yetkililerle online/yüz yüze mülakat yapılır.
Karar Aşaması:
Değerlendirme Komitesi tüm incelemeler sonucunda kararını verir (Akreditasyon Onayı / Aday Üyelik Onayı / Red / Ek Bilgi Talebi).
Karar, başvuru sahibine gerekçeleriyle birlikte resmi olarak e-posta yoluyla bildirilir.
Sözleşme ve Sürecin Tamamlanması (Onaylanan Başvurular İçin):
Onaylanan kuruluşlara "TYEV Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı İş Birliği Sözleşmesi" gönderilir ve karşılıklı imzalanır.
(TYEV Tarafından Belirlenecek) Eğer belirlenmişse, yıllık Akreditasyon/Aday Üyelik ücretinin ödenmesi talep edilir.
İlgili personelin TYEV Etik İlkeler Kılavuzu ve Oryantasyon Eğitimi'ne katılması sağlanır.
Tüm adımlar tamamlandıktan sonra statü aktif hale gelir, logo kullanım hakkı tanınır ve TYEV web sitesindeki dizine eklenir.
4. Üyelik Sonrası Çalışma ve İletişim Planı
TYEV Akredite ve Aday Üye Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşları ile olan ilişkilerin yönetimi, iletişimin sürdürülmesi ve program standartlarının korunması aşağıdaki esaslara göre yürütülecektir:
İlişki Yönetimi ve İletişim Kanalları:
Atanmış İletişim Sorumlusu: Her Akredite Kuruluş ve Aday Üye Kuruluş için TYEV bünyesinde bir iletişim sorumlusu atanacaktır. Bu sorumlu, kuruluşun TYEV ile olan ilişkilerinde birincil temas noktası olacak, soruları yanıtlayacak ve gerekli desteği sağlayacaktır.
Birincil İletişim Kanalları: Resmi iletişimler öncelikli olarak e-posta üzerinden yürütülecektir. Acil durumlar veya gerekli görülen hallerde telefon veya planlanmış online toplantılar da kullanılacaktır.
Resmi Yazışmalar: Sözleşme değişiklikleri, önemli bildirimler gibi resmi işlemler yazılı olarak (e-posta veya resmi yazı) yapılacaktır.
Bilgi Paylaşımı ve Raporlama:
TYEV'den Kuruluşlara: Akredite ve Aday Üye Kuruluşlara, yukarıda Faydalar bölümünde belirtilen periyodik e-bültenler, toplantılar ve webinarlar aracılığıyla düzenli bilgi akışı sağlanacaktır.
Kuruluşlardan TYEV'e (Özellikle Aday Üyeler İçin): Programın etkinliğini ölçmek ve özellikle Aday Üyelerin gelişimini takip etmek amacıyla, TYEV tarafından belirlenecek periyotlarda (örn. 6 ayda bir) basit faaliyet raporları talep edilebilir. Bu raporlar, hizmet verilen öğrenci sayısı (genel), başlıca destinasyon ülkeler, karşılaşılan zorluklar ve başarılar gibi temel bilgileri içerebilir. Akredite Kuruluşlar için bu raporlama daha özet nitelikte olabilir.
Performans İzleme ve Kalite Güvencesi:
Aday Üye Gözetim Programı: Aday Üye Kuruluşlar için 2 yıllık süreçte uygulanacak gözetim programı şunları içerebilir: Mentorluk (TYEV iletişim sorumlusu/atanacak mentor ile düzenli görüşmeler), Dosya İnceleme (Örneklem bazında süreçlerin incelenmesi), Geri Bildirim (Gelişim alanları hakkında düzenli bildirim).
Akreditasyonun Gözden Geçirilmesi ve Yenilenmesi: Akreditasyon statüsü belirli bir süre için (örn. 3 yıl) geçerli olacaktır. Süre sonunda yenileme için kuruluşun; güncel yasal belgelerini sunması, Etik İlkelere uyumunu teyit etmesi, özet faaliyet raporu sunması, (varsa) şikayet durumu hakkında bilgi vermesi ve (varsa) yenileme ücretini ödemesi gerekecektir. TYEV, yenileme sürecinde ek değerlendirme yapma hakkını saklı tutar.
Öğrenci Geri Bildirimi: TYEV, hizmet alan öğrencilerden (izinleri dahilinde), hizmet kalitesi hakkında anonim anketler veya formlar yoluyla periyodik geri bildirim toplayabilir.
Şikayet Yönetim Mekanizması:
Kuruluş İçi Süreç: Tüm kuruluşların kendi içlerinde şeffaf bir şikayet mekanizmasına sahip olması beklenir.
TYEV'e Şikayet Bildirimi: Öğrenciler, veliler veya kurumlar, Etik İlkeler ihlali durumunda TYEV'e doğrudan şikayette bulunabilirler (web sitesi üzerinden).
TYEV'in İnceleme Süreci: TYEV, ciddi ve somut şikayetleri gizlilik içinde inceler, taraflardan bilgi alır ve değerlendirir.
Sonuç ve Yaptırımlar: İhlal tespit edilirse, Etik İlkeler Kılavuzu'nda belirtilen yaptırımlar (uyarı, eğitim, askıya alma, iptal, kamuoyunu bilgilendirme) uygulanabilir.
Aday Üyelikten Akredite Statüsüne Geçiş:
Aday Üyelik süresinin (2 yıl) sonunda, kuruluşun performansı (gözetim raporları, geri bildirimler, şikayetler vb.), Etik İlkelere uyumu ve Akredite Kuruluş kriterlerini karşılama durumu TYEV tarafından değerlendirilir.
TYEV Yönetimi'nin kararı ile kuruluş ya "Akredite Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı Kuruluşu" statüsüne yükseltilir ya da aday üyelik süresi (gerekçesiyle birlikte) uzatılabilir veya sonlandırılabilir.