Başvuru Kriterleri, Üyelere Faydaları, Başvuru Süreci ve Üyelik Sonrası Plan

TYEV tarafından "Akredite Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezi" veya "Aday Üye Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezi" olarak tanınmak isteyen kurumların (Türkiye merkezli veya uluslararası) karşılaması beklenen temel kriterler, bu statüyü kazanan merkezlere sunulacak faydalar, programa katılım için izlenecek başvuru ve değerlendirme süreci ile üyelik sonrası çalışma ve iletişim esasları aşağıda detaylandırılmıştır.

1. Akreditasyon Kriterleri (Türkiye Eğitim Danışmanlığı)

Bu programa başvuran merkezlerin aşağıdaki kriterleri karşılaması beklenmektedir:

1. Yasal Statü ve Belgeler: 

   • Merkezin Türkiye'de veya faaliyet gösterilen ana ülkede resmi olarak kayıtlı ve aktif bir ticari işletme olduğunu gösteren güncel yasal belgeler: Ticaret Sicil Gazetesi/Kaydı, Güncel Vergi Levhası, İmza Sirküleri, İlgili Ticaret/Sanayi Odasından alınmış Güncel Faaliyet Belgesi (veya ilgili ülkedeki eşdeğerleri).

2. Sektör Deneyimi ve Üyelik Statüsü: 

   • Akredite Merkez Statüsü İçin: Uluslararası öğrenci kazanımı ve/veya eğitim danışmanlığı alanında en az 2 (iki) tam yıl süreyle aktif ve kesintisiz faaliyette bulunmuş olmak. Türkiye'ye öğrenci yönlendirme deneyimi önemlidir.

   • Aday Üye Merkez Statüsü İçin: Sektörde 2 yıldan az deneyimi olan veya Türkiye pazarına yeni odaklanan, ancak diğer tüm kriterleri karşılayan firmalar için "Aday Üye Merkez" statüsü sunulur. Aday Üyeler, 2 (iki) yıl süreyle TYEV'in belirleyeceği gözetim ve destek programı çerçevesinde faaliyet gösterirler ve bu süreç sonunda "Akredite Merkez" statüsüne geçiş yapabilirler.

3. Referanslar / Niyet Mektubu: 

   • Akredite Merkez Adayları İçin: Hizmet kalitesi hakkında fikir verebilecek, en az 2 (iki) adet farklı eğitim kurumu (tercihen üniversite) veya hizmet verdiği uluslararası öğrencilerden/ailelerden alınmış olumlu referans mektubu.

   • Aday Üye Merkez Adayları İçin: Referans yerine, kurucu/yöneticilerin imzaladığı bir "Niyet ve Taahhüt Mektubu": Merkezin vizyonu, motivasyonu (özellikle Türkiye pazarına yönelik), Etik İlkelere tam bağlılık taahhüdü, iş planı/yaklaşımı ve TYEV gözetim/rehberlik programına katılım taahhüdünü içermelidir.

4. Fiziksel Ofis ve Kurumsal İletişim: 

   • Danışmanlık hizmetlerinin yürütüldüğü, kamuya açık, profesyonel bir fiziksel ofis adresi.

   • Kurum kimliğini yansıtan, güncel ve aktif bir web sitesi, kurumsal e-posta adresleri ve telefon hattı. (Web sitesinde Türkiye'deki eğitim olanaklarına detaylı yer verilmesi beklenir).

5. Etik Taahhüt ve Görünürlük: 

   • "TYEV Etik İlkeler Kılavuzu"nu okuduğunu, anladığını ve tüm faaliyetlerde bu ilkelere eksiksiz uyacağını yazılı olarak beyan ve taahhüt etmek.

   • Statü kazanıldıktan sonra, merkezin kendi web sitesinde TYEV Etik İlkeler Kılavuzu'na bağlılığını açıkça belirtmesi veya Kılavuz'a doğrudan link vermesi beklenir.

6. Personel Yetkinliği ve Bilgi Düzeyi (Türkiye Odaklı): 

   • Danışmanlık veren personelin; Türk Yükseköğretim Sistemi, Uluslararası Öğrenci Kabul Süreçleri (TR-YÖS/YÖS, sınavlar, denklik), TYEV Partner Üniversiteleri ve Türkiye Öğrenci Vizesi/İkamet İzni Prosedürleri hakkında yeterli, doğru ve güncel bilgiye sahip olduğunun gösterilmesi (Özgeçmişler, eğitimler, mülakat vb.).

7. Şeffaflık Politikası: 

   • Sunulan hizmetlerin kapsamı, öğrencilerden veya kurumlardan alınan tüm ücretler ve Türk üniversiteleri ile olan (varsa) temsilcilik ilişkileri hakkında açık, net ve kolayca erişilebilir bilgi verme politikasını benimsemek ve beyan etmek.

8. Mali Güvence Mekanizması: 

   • Mesleki Sorumluluk Sigortası: Sahip olunması uluslararası iyi bir uygulama olarak önemle tavsiye edilir ve pozitif bir değerlendirme faktörüdür.

   • TYEV Finansal Güvence Çalışması: (Bilgilendirme Notu) TYEV, öğrenci mağduriyetlerini önlemeye yönelik finansal koruma mekanizmaları üzerinde aktif olarak çalışmaktadır. Uygulamaya geçecek modeller hakkında Akredite/Aday Üye Merkezler ayrıca bilgilendirilecektir.

2. Akredite ve Aday Üye Merkezlere Sunulacak Faydalar (Türkiye Eğitim Danışmanlığı)

TYEV Akreditasyonuna veya Aday Üye statüsüne sahip Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezlerinin elde edeceği temel faydalar şunlardır:

1. TYEV Statüsü ve Marka Kullanımı: 

   • Akredite Merkezler: "TYEV Akredite Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezi" unvanını ve Akreditasyon Logosunu tüm kurumsal iletişimlerinde kullanma hakkı.

   • Aday Üye Merkezler: "TYEV Aday Üye Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezi" unvanını ve Aday Üye Logosunu kullanma hakkı.

2. TYEV Resmi Web Sitesinde Tanıtım: 

   • TYEV web sitesindeki "Akredite Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezleri" dizininde (Aday Üyeler ayrıca belirtilerek) iletişim bilgileri, hizmet verilen ülkeler/bölgeler ve statüleriyle birlikte yer alma. Bu bölüm, uluslararası öğrenciler için güvenilir danışman bulma rehberi işlevi görür.

3. Partner Üniversite Ağına Erişim ve İş Birliği Kolaylığı: 

   • TYEV'in iş birliği içinde olduğu Türk üniversiteleri hakkında güncel ve detaylı bilgiye (programlar, kabul koşulları, ücretler, burslar vb.) düzenli erişim.

   • TYEV koordinasyonuyla partner üniversitelerle tanışma, iletişim kurma ve iş birliği anlaşmaları geliştirme süreçlerinde destek ve kolaylık.

   • Üniversitelere yapılacak öğrenci başvurularında TYEV akreditasyonunun güçlü bir referans olarak kullanılması.

4. Eğitim ve Mesleki Gelişim: 

   • Zorunlu Etik ve Temel Bilgilendirme Eğitimi: Tüm kilit personel için "TYEV Etik İlkeler Kılavuzu" ve temel TYEV süreçleri üzerine zorunlu başlangıç eğitimi.

   • Türkiye Odaklı Periyodik Bilgilendirme Oturumları: Türk Yükseköğretim Sistemi, TR-YÖS/YÖS, vize/ikamet izni prosedürleri, partner üniversite güncellemeleri gibi konularda yılda en az 2-3 kez düzenlenen özel webinar/toplantılara ücretsiz katılım.

   • Aday Üye Merkezlere Özel Gözetim ve Rehberlik Desteği: Aday Üyelik süresince (2 yıl), merkezin TYEV standartlarına hızla uyumunu sağlamak amacıyla ek rehberlik ve gözetim hizmetleri sunulur (Mentorluk, dosya inceleme, geri bildirim vb.).

   • İleri Düzey Eğitim Fırsatları (İndirimli/Öncelikli): TYEV tarafından organize edilebilecek ek eğitimlere (örn. belirli üniversitelerin detaylı tanıtımı) indirimli/öncelikli kayıt imkanı.

5. Networking ve Stratejik İş Birliği: 

   • Yıllık Genel TYEV İş Ortağı Buluşması: Tüm akredite/aday kuruluşların (Yurt Dışı ve Türkiye Danışmanlıkları) ve TYEV yetkililerinin katılacağı yıllık genel toplantıya katılım (Yılda 1 kez).

   • Yıllık Türkiye Eğitim Danışmanlığı Çalıştayı: Sadece Türkiye'ye öğrenci getiren merkezlere özel, pazar fırsatları, zorluklar, üniversite iş birlikleri ve ortak stratejilerin tartışıldığı yıllık özel çalıştaya katılım (Yılda 1 kez).

6. Pazar Bilgisi ve Kaynak Paylaşımı: 

   • Akredite/Aday Üye merkezlere özel periyodik e-bültenler.

   • TYEV tarafından derlenen, Türkiye'ye yönelik uluslararası öğrenci hareketliliği trendleri, kaynak ülke analizleri, popüler alanlar gibi konularda özet raporlara, sunumlara veya ilgili kaynaklara (mevcutsa) erişim imkanı.

7. Artan Güvenilirlik ve İtibar: 

   • TYEV onayına sahip olmanın getirdiği güçlü kurumsal itibar ve özellikle uluslararası öğrenciler/aileler nezdinde artan güvenilirlik.

8. Yapılandırılmış Hizmet Bedeli Modeli: 

   • TYEV'in partner üniversitelerle olan mutabakatları çerçevesinde, Akredite Merkezler tarafından yönlendirilen ve üniversiteye başarıyla kayıt yaptıran öğrenciler için, üniversite tarafından TYEV aracılığıyla merkeze ödenen, şeffaf ve etik kurallarla yönetilen bir hizmet bedeli/komisyon modeli işletilmektedir. Modelin detayları ve güncel koşulları iş birliği sözleşmesinde yer alır.

9. TYEV Projelerine Katılım ve İş Birliği Potansiyeli: 

   • TYEV'in uluslararası öğrenci kazanımına yönelik projelerinde veya hizmet alımlarında Akredite Merkezlerin öncelikli olarak değerlendirilme potansiyeli.

10. Sektörel Temsil ve Savunuculuk: 

    • TYEV, akredite kuruluşların ortak menfaatlerini (örn. vize kolaylıkları, denklik süreçleri) ilgili platformlarda temsil etme ve savunuculuğunu yapma yönünde aktif çalışmalar yürütmektedir.

3. Akreditasyon Başvuru ve Değerlendirme Süreci

1. Başvuru Aşaması: 

   • Başvuru Yöntemi: Başvurular yalnızca TYEV'in resmi web sitesinde yayınlanacak olan "Türkiye Eğitim Danışmanlığı Akreditasyon/Aday Üyelik Başvuru Formu" aracılığıyla online olarak kabul edilecektir.

   • Gerekli Bilgiler: Başvuru formunda merkeze ait detaylı bilgiler (resmi unvan, adres, vergi no, kuruluş yılı, web sitesi, iletişim bilgileri), yetkili kişi/kişiler, personel sayısı, hizmet verilen kaynak ülkeler/bölgeler, (varsa) mevcut Türk üniversitesi temsilcilikleri gibi bilgiler talep edilir. Başvuru sahibi ayrıca hangi statüye (Akredite / Aday Üye) başvurduğunu belirtir.

   • Gerekli Belgeler: Online forma aşağıdaki belgelerin taranmış ve güncel kopyalarının yüklenmesi zorunludur: Ticaret Sicil Gazetesi/Kaydı, Güncel Vergi Levhası, İmza Sirküleri/Beyannamesi, Güncel Faaliyet Belgesi (veya eşdeğeri), Akredite başvurusu için Referans Mektupları (min. 2), Aday Üye başvurusu için Niyet ve Taahhüt Mektubu, (Varsa) diğer üyelik/sertifika belgeleri.

   • Etik İlkeler Kabulü: Başvuru sahibi, formu göndermeden önce "TYEV Etik İlkeler Kılavuzu"nu okuyup anladığını ve kabul ettiğini online olarak teyit eder.

   • Başvuru Ücreti: (TYEV Tarafından Belirlenecek) Başvurunun işleme alınması için iadesiz bir başvuru ücreti talep edilebilir.

2. Ön İnceleme Aşaması: 

   • TYEV Akreditasyon Birimi başvuru formu ve belgelerin eksiksizliğini kontrol eder.

   • Başvuranın, başvurduğu statü için temel yasal ve deneyim kriterlerini karşılayıp karşılamadığına bakar.

   • Eksiklik varsa tamamlama için ek süre verilir, aksi halde başvuru reddedilebilir.

3. Detaylı Değerlendirme Aşaması: 

   • Akreditasyon Değerlendirme Komitesi sunulan tüm belgeleri inceler.

   • Referansların (Akredite adayları için) geçerliliği kontrol edilebilir.

   • Merkezin online varlığı profesyonellik, şeffaflık ve özellikle Türkiye hakkında verilen bilgilerin doğruluğu açısından değerlendirilir.

   • Başvuranın Türk Yükseköğretim Sistemi ve süreçleri hakkındaki bilgi düzeyi mülakat veya değerlendirme ile teyit edilebilir.

4. Karar Aşaması: 

   • Değerlendirme Komitesi tüm incelemeler sonucunda kararını verir (Akreditasyon Onayı / Aday Üyelik Onayı / Red / Ek Bilgi Talebi).

   • Karar, başvuru sahibine gerekçeleriyle birlikte resmi olarak e-posta yoluyla bildirilir.

5. Sözleşme ve Sürecin Tamamlanması (Onaylanan Başvurular İçin): 

   • Onaylanan merkezlere "TYEV Türkiye Eğitim Danışmanlığı İş Birliği Sözleşmesi" gönderilir ve karşılıklı imzalanır.

   • (TYEV Tarafından Belirlenecek) Eğer belirlenmişse, yıllık Akreditasyon/Aday Üyelik ücretinin ödenmesi talep edilir.

   • İlgili personelin TYEV Etik İlkeler Kılavuzu ve Oryantasyon Eğitimi'ne katılması sağlanır.

   • Tüm adımlar tamamlandıktan sonra statü aktif hale gelir, logo kullanım hakkı tanınır ve TYEV web sitesindeki dizine eklenir.

4. Üyelik Sonrası Çalışma ve İletişim Planı

TYEV Akredite ve Aday Üye Türkiye Eğitim Danışmanlığı Merkezleri ile olan ilişkilerin yönetimi, iletişimin sürdürülmesi ve program standartlarının korunması aşağıdaki esaslara göre yürütülecektir:

1. İlişki Yönetimi ve İletişim Kanalları: 

   • Atanmış İletişim Sorumlusu: Her Akredite Merkez ve Aday Üye Merkez için TYEV bünyesinde bir iletişim sorumlusu atanacaktır.

   • Birincil İletişim Kanalları: Resmi iletişimler öncelikli olarak e-posta üzerinden yürütülecektir. Telefon veya planlanmış online toplantılar da kullanılacaktır.

   • Resmi Yazışmalar: Sözleşme değişiklikleri, önemli bildirimler, üniversite güncellemeleri gibi işlemler yazılı olarak yapılacaktır.

2. Bilgi Paylaşımı ve Raporlama: 

   • TYEV'den Merkezlere: Yukarıda Faydalar bölümünde belirtilen periyodik e-bültenler, Türkiye odaklı toplantılar ve webinarlar aracılığıyla düzenli bilgi akışı sağlanacaktır.

   • Merkezlerden TYEV'e: Programın etkinliğini ölçmek, Aday Üyelerin gelişimini takip etmek ve hizmet bedeli modelinin işleyişini sağlamak amacıyla, TYEV tarafından belirlenecek periyotlarda faaliyet raporları talep edilecektir (Başvuru alınan öğrenci sayısı/ülkeler, partner üniversitelere yapılan başvurular, kayıt sayıları vb.).

3. Performans İzleme ve Kalite Güvencesi: 

   • Aday Üye Gözetim Programı: Aday Üyeler için 2 yıllık süreçte mentorluk, dosya inceleme ve geri bildirim mekanizmaları işletilecektir.

   • Akreditasyonun Gözden Geçirilmesi ve Yenilenmesi: Akreditasyon statüsü belirli bir süre için (örn. 3 yıl) geçerlidir. Yenileme; güncel belgeler, Etik İlkelere uyum teyidi, faaliyet raporu, (varsa) şikayet durumu ve (varsa) ücret ödemesi adımlarını içerir.

   • Öğrenci ve Üniversite Geri Bildirimi: TYEV, hizmet alan uluslararası öğrencilerden ve partner üniversitelerden, merkezlerin hizmet kalitesi hakkında periyodik geri bildirim toplayabilir.

4. Şikayet Yönetim Mekanizması: 

   • Merkez İçi Süreç: Tüm merkezlerin kendi şeffaf şikayet mekanizmasına sahip olması beklenir.

   • TYEV'e Şikayet Bildirimi: Öğrenciler, veliler veya üniversiteler, Etik İlkeler ihlali durumunda TYEV'e doğrudan şikayette bulunabilirler.

   • TYEV'in İnceleme Süreci: TYEV, ciddi şikayetleri inceler, taraflardan bilgi alır ve değerlendirir.

   • Sonuç ve Yaptırımlar: İhlal tespit edilirse, Etik İlkeler Kılavuzu'nda belirtilen yaptırımlar uygulanabilir.

5. Aday Üyelikten Akredite Statüsüne Geçiş: 

   • Aday Üyelik süresinin (2 yıl) sonunda, merkezin performansı, Etik İlkelere uyumu ve Türkiye'ye yönelik süreçlerdeki yetkinliği TYEV tarafından değerlendirilir ve Akredite statüsüne geçiş kararı verilir veya üyelik durumu yeniden değerlendirilir.

6. Partner Üniversitelerle İlişkiler ve Başvuru Yönetimi: 

   • İletişim Kolaylaştırma: TYEV, Akredite/Aday Üye Merkezler ile partner üniversiteler arasında tanışıklığın sağlanması ve iletişimin kurulması için gerekli yönlendirmeleri yapar.

   • Başvuru Süreci Bilgilendirmesi: Akredite/Aday Merkezlerin TYEV partner üniversitelerine yaptığı başvurular hakkında TYEV'i düzenli olarak bilgilendirmesi beklenir. Başvuruların doğrudan üniversiteye mi yoksa TYEV üzerinden mi yapılacağı konusu, üniversitelerle yapılacak protokollerle netleştirilir.

   • Hizmet Bedeli Yönetimi: Üniversitelerle anlaşmalı model aktif olduğunda, kayıt teyitleri, faturalama ve ödeme süreçleri için tanımlanmış prosedürler uygulanır ve merkezlere bildirilir.